A organização correta de um escritório é que irá aumentar sua eficiência e produtividade. Quando tudo está no lugar correto, os profissionais sabem exatamente onde encontrar o que precisam, gastando menos tempo na procura do material, tornando o ambiente muito mais produtivo.
Veja, a seguir, algumas recomendações para organizar melhor o seu escritório:
Classificando os documentos
Nunca deixe papeis e documentos se acumularem sobre a mesa de trabalho. Em princípio você terá uma desordem descomunal, atrapalhando o andamento do seu serviço. Mantenha os documentos sempre organizados, em pastas dentro de um armário ou num organizador de papeis, classificando-os todos pela ordem. Quando precisar de um documento, procure-o e retorne-o ao seu devido lugar depois de feito o trabalho e nunca deixe papeis inúteis disponíveis: se não serve para nada, jogue fora.
Organize os objetos
Mantenha os objetos de uso no trabalho sempre organizados, com lápis, canetas, clipes, grampeadores ou qualquer outro sempre em seus devidos lugares. Evite acumular objetos de uso no trabalho, como excesso de canetas e lápis, por exemplo. Tenha somente o que precisa para não acumular peças sobre a mesa.
Da mesma maneira, sempre mantenha organizados tudo o que usa diariamente, não deixando sobre a mesa senão aquilo que está usando no momento. Mantenha ao alcance da mão quando precisar de alguma coisa.
O computador, monitor e teclado devem ser os pontos centrais de sua mesa de trabalho e, se precisar de um bloco de rascunho, tenha-o sobre a mesa, junta com uma caneta. Qualquer outro item que seja necessário com menos frequência deve ser deixado em algum lugar próximo, mantendo sua mesa livre para qualquer atividade.
Cuidados com as gavetas
Mantenha organização também nas gavetas. Sabemos que, na maior parte das vezes, guardamos nas gavetas aquilo que será feito depois e, geralmente, o documento acaba sendo ignorado, sempre deixado para mais tarde. Tenha na primeira gaveta as coisas que precisa de imediato e outros objetos que usa com menos frequência nas gavetas inferiores.
Nunca use as gavetas para guardar documentos ou papéis: o lugar deles é no arquivo e, se não são necessários, você não tem motivo algum para mantê-los.
Identifique e organize os cabos
Caso você ainda não tenha wireless, procure manter os cabos organizados e agrupados de forma a não atrapalhar suas atividades. Nunca deixe os cabos espalhados ao redor da cadeira ou da mesa para não provocar acidentes.
Organização de livros
Se você usa livros para consulta no seu trabalho, verifique os que sejam realmente necessários e instale-os em prateleiras apropriadas. Não deixe livros sobre a mesa ou em cadeiras ao seu lado. Mantenha sempre as prateleiras arrumadas e isso pode ser feito de maneira bem simples: ao retirar um livro e usá-lo, recoloque-o no seu devido lugar.
Conclusão
O layout do seu escritório deve ser o mais prático possível, criando o melhor ambiente possível para que você possa se dedicar às suas tarefas. Procure personalizar o layout de forma a atender suas necessidades, destacando sempre que o escritório é um local de trabalho, devendo ter o clima apropriado para isso.