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7 dicas para escrever e-mail profissional

e-mail profissional

Confira como escrever e-mail profissional de forma clara e condizente com a imagem de seu escritório de advocacia

Para qualquer escritório de advocacia, é imprescindível que se saiba como escrever um e-mail com caráter mais profissional para transmitir autoridade e até mesmo ser uma ferramenta para a fidelização do cliente. Por isso, compreenda os 7 princípios para escrever e-mail profissional e fortalecer o seu vínculo com clientes, possíveis parcerias ou qualquer indivíduo que entre em contato com seu escritório de advocacia.

E-mail profissional: 7 dicas

O E-mail Marketing está em ascensão no meio digital, sendo uma excelente forma de converter leads em clientes, além de potencializar a fidelização destes para seu escritório de advocacia. Desse modo, é muito importante que se saiba como compor seus e-mails da maneira mais profissional possível, prezando pela imagem do escritório e pela relação com o cliente, sendo importante conciliar a formalidade com o interesse pelo indivíduo. Para isso, confira 7 dicas para escrever um e-mail profissional.

1. Seja conciso

Para que seu e-mail não se torne enfadonho ou até mesmo desnecessário, é fulcral que você seja conciso na organização do material. Desse modo, é importante que você saiba encadear suas ideias corretamente, para que seu e-mail tenha uma introdução, desenvolvimento e conclusão. Além disso, tome cuidado para não repetir muito as palavras, com o intuito de que seu texto não fique cansativo. Assim, seu escritório de advocacia terá e-mails mais persuasivos e que chamem mais a atenção do cliente.

2. Mantenha a formalidade

Para um escritório de advocacia, é muito importante que você mantenha a formalidade no e-mail, para evitar quebra de decoro e comunicações mais invasivas. Além disso, manter um linguajar formal também gerará maior autoridade para seu escritório, o que fará com que ele se destaque mais diante da concorrência. Afinal, é essencial que um escritório de advocacia adquira bastante autoridade no mercado, para que ele transmita credibilidade em sua atuação.

Todavia, manter uma linguagem formal não significa que você terá que ser frio em sua abordagem, como se não estivesse interessado em seu cliente ou parceiro de trabalho. Por conseguinte, é importante manter a polidez e prestar atenção a pequenos detalhes que fazem a diferença, como parabenizar a pessoa no dia de seu aniversário ou usar o modo de tratamento que ela prefere. Essas sutilezas permitem que você possa ser formal, sem demonstrar desinteresse na pessoa.

3. Não use o e-mail profissional para assuntos pessoais

Quando for demonstrar interesse pelo cliente, tome cuidado para não abordar assuntos muito íntimos, já que estes representam armadilhas que poderão propiciar atritos futuros. Por isso, evite perguntar tópicos que sejam apenas de sua curiosidade pessoal e que não possua utilidade para o caso em si. Até porque esse tipo de pergunta poderá até mesmo despertar desconfiança no cliente. A partir do momento em que você faz perguntas direcionadas para um determinado fim, o indivíduo também o admirará mais, pois confiará mais na sua competência e terá a convicção de que seu escritório de advocacia sabe o que está fazendo.

Além disso, vale ressaltar que há uma linha tênue entre o interesse pelo cliente e o profissionalismo, sendo possível conciliar os dois. Porém, para cruzar essa linha e quebrar o decoro é muito simples. Por isso, sua escrita nos e-mails devem ser direcionadas ao indivíduo, mas com a formalidade inerente a um escritório de advocacia, o que exigirá a sua análise pessoal acerca do perfil de cliente que o seu escritório atende.

4. Personalize o atendimento

Você já notou que não pode adentrar no espaço pessoal do cliente, já que essa intimidade pode ser não profissional, na maioria das vezes. Porém, é possível personalizar o atendimento para que cada indivíduo que contate seu escritório de advocacia fique o mais satisfeito possível. Afinal, esse cliente sentirá que o advogado se importa com ele e que o caso está na mão de alguém que fará o possível, dentro dos limites da lei, para obter o melhor resultado possível.

A personalização do atendimento é um elemento chave para fidelizar o cliente, de modo que ele sempre contate o seu escritório de advocacia quando necessitar de algum serviço jurídico. Por isso, não basta apenas investir em Marketing, como também é essencial trabalhar para que seu atendimento seja o melhor possível, o que também motivará a pessoa que contratou seus serviços a divulgá-los para outros indivíduos que necessitarem de algo no ramo jurídico.

5. Preste atenção à gramática

Do que adiantaria tentar escrever usando um tom formal, se a gramática que você usa em seus textos estiver incorreta? Afinal, essa tentativa não seria útil, já que o bom uso da gramática se associa diretamente com o linguajar mais formal. Por isso, é importante que você tome cuidado com alguns componentes muito importantes quando for escrever o e-mail. Por exemplo, você deverá prestar atenção à utilização de crases, hifens e à acentuação correta das palavras.

6. Evite usar voz passiva

Esse tópico se relaciona diretamente com a questão gramatical que você pôde ver anteriormente, apesar de ter um propósito mais importante, de um certo modo. O uso de voz ativa deve substituir o uso da voz passiva sempre que for possível no e-mail, ao evitar o tempo verbal que se denomina particípio. Porém, caso você utilize a voz passiva de um modo que não seja excessivo, não haverá problema.

Porém, qual é o problema do uso de voz passiva? Primeiramente, se você utilizar excessivamente a voz passiva, o texto será enfadonho e não terá muita persuasão. Além disso, um e-mail que você envia com uso majoritário de voz passiva pode soar confuso. Inclusive, pode até mesmo passar a impressão que seu escritório não deseja assumir a responsabilidade.

7. Siga o Código de Ética da OAB

Essa é a dica mais aparente de todas para escrever e-mail profissional, já que absolutamente todos os advogados devem seguir o Código de Ética e Disciplina da OAB, o que já deveria ser uma obrigação implícita do profissional. De qualquer modo, é importante que você tenha em mente todos os princípios deste código ao escrever o e-mail. Assim, passará uma imagem profissional e demonstrará boa conduta.